Stellenausschreibung

Die Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Repräsentation der Stadtverwaltung und des Bürgermeisters als erster Kontakt für Anliegen von Bürgern, Unternehmern und Mitarbeitern
• Management der Büroorganisation für den Bereich Bürgermeister und Organisation des Vorzimmers
• Bearbeitung des Posteinganges- und -ausganges
• Mitwirkung bei der Einführung und Implementierung des digitalen Postworkflows
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen
• Telefonische und persönliche Gesprächs- und Verhandlungsführung
• Koordination und Kontrolle von Aufgaben sowie Terminen für den Bürgermeister
• Unterstützung und Entlastung des Bürgermeisters von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
• Informationsabforderung, -aufbereitung und –weitergabe
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Arbeitsbesprechungen oder Sitzungen des Bürgermeisters
• Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
• Schriftgutverwaltung und Ablage im Bereich Bürgermeister
• Besucherempfang und Gästebewirtung
• Unterstützung des Bürgermeisters bei öffentlichen Veranstaltungen (Geburtstag des Monats, Weihnachtsfeier etc.)
• Bearbeitung und Koordination von Gratulations- und Kondolenzangelegenheiten
• Verwaltung der Dienstfahrzeuge
• Budgetverwaltung des Bürgermeisters
• Organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des Stadtrates sowie dessen Ausschüsse mit Protokollführung
  
  

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement mit Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat mit Protokoll- und Sitzungsdienst
• Sicherer Umgang mit MS Office Standardanwendungen sowie Affinität zur Anwendung von Fachprogrammen

• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit

• Selbstsicheres, verbindliches und freundliches Auftreten

• gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
• selbständiges Arbeiten und gute Eigenorganisation
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen
• vorhandener Führerschein der Klasse B

unser Angebot:

• vorerst befristete Vollzeitstelle (39 Wochenstunden) bis zum 31.08.2026 nach sechsmonatiger Probezeit in einem sympathischen, motivierten und aufgeschlossenen Team
• Option der Weiterbeschäftigung danach nicht ausgeschlossen
• die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA), in der Entgeltgruppe 6 (bei Vorliegen der Voraussetzungen)
• individuelle Einarbeitung
• Gewährung einer Jahressonderzahlung nach Maßgabe der tarifvertraglichen Vorschriften
• Flexible Arbeitszeiten (unter Berücksichtigung dienstlicher Belange) für eine ausgeglichene "Work-Life-Balance"
• Betriebliche Altersversorgung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und aktive Maßnahmen der Teamentwicklung
• 30 Urlaubstage

Die zu besetzende Stelle ist in gleicher Weise für Frauen, Männer und Divers geeignet. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Der Bewerbung ist ein Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten für Zwecke des Auswahlverfahrens bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen. Das schließt auch die Weitergabe der personenbezogenen Daten auf Grundlage der Beteiligungsrechte an den Personalrat und die Gleichstellungs- und Frauenbeauftragte ein. Nach der Datenschutzgrundverordnung steht Ihnen ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 16.02.2025 an:

Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb.
Bürgermeister Herrn Thomas Lein –persönlich-
Rathausplatz 1
09376 Oelsnitz/Erzgeb.

oder per E-Mail an: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!